Con quale frequenza dovresti inviare email?

Non esiste una frequenza universale di invio che garantisca una buona consegna. La frequenza ideale dipende specificamente dalla dimensione del tuo pubblico, dal loro livello di coinvolgimento, dalla tua storia di invii e dalle abitudini che hai stabilito con il tuo dominio.

Per i provider di posta elettronica, la coerenza dei tuoi invii è altrettanto importante quanto il loro volume. Un'attività prevedibile e costante rende più facile stabilire una buona reputazione come mittente, mentre cambiamenti improvvisi di frequenza o volume possono portare a un peggioramento della consegna.

I. Raccomandazioni di Google

Google categorizza specificamente i mittenti in base al volume inviato a account Gmail personali.

1. Invio di meno di circa 5.000 email al giorno

Se invii meno di circa 5.000 email al giorno a account Gmail personali, non sei considerato un mittente in massa secondo le linee guida specifiche di Google.

Tuttavia, devi ancora seguire le migliori pratiche generali di consegna:

• Autenticare il tuo dominio con SPF, DKIM e DMARC

• Inviare solo a contatti che hanno accettato di ricevere le tue comunicazioni

• Monitorare reclami e rimbalzi

• Fornire un modo semplice per disiscriversi

• Mantenere una frequenza di invio costante

• Evitare picchi improvvisi di volume

Anche con un basso volume, il tuo comportamento di invio può influenzare come vengono gestiti i tuoi messaggi.

2. Invio di circa 5.000 email al giorno o più

Google considera un mittente come un mittente in massa se raggiunge circa 5.000 o più messaggi inviati a account Gmail personali entro un periodo di 24 ore.

Questa soglia è calcolata a livello di dominio principale. Ad esempio, inviare 2.500 email da example.com e 2.500 da newsletter.example.com può essere conteggiato insieme.

Una volta che un dominio è identificato come mittente in massa, questo stato è permanente: ridurre successivamente il volume di invio non rimuove questa classificazione.

I mittenti in massa devono specificamente:

• Utilizzare SPF e DKIM

• Configurare DMARC

• Assicurarsi dell'allineamento DMARC per le email dirette

• Mantenere un basso tasso di spam

• Offrire un metodo di disiscrizione con un clic per messaggi di marketing e iscritti

• Monitorare la loro conformità e reputazione usando Google Postmaster Tools

Importante: La soglia di 5.000 email non è un obiettivo da raggiungere. È una soglia regolatoria utilizzata da Google per imporre requisiti aggiuntivi. Inviare meno di 5.000 email non significa automaticamente che i tuoi messaggi saranno consegnati con successo.

II. L'importanza della frequenza di invio costante

I fornitori di servizi email non guardano solo al numero di email che stai inviando oggi.

Possono anche prendere in considerazione la storia di invii e le abitudini associate al tuo dominio e infrastruttura.

Immagina due mittenti:

Mittente A:

• 2.000 email ogni settimana

• Volume relativamente stabile

• Pubblico coinvolto

• Pochi reclami e rimbalzi

Mittente B:

• Nessun invio per diversi mesi

• Poi 2.000 email inviate tutte insieme

• Poi niente per diverse settimane

• Poi 20.000 email inviate improvvisamente

Anche se entrambi i mittenti hanno inviato 2.000 email durante la loro ultima campagna, la loro attività non ha lo stesso profilo. La consistenza aiuta a costruire un'attività di invio prevedibile.

Google raccomanda in effetti di inviare email a un ritmo costante, evitando di inviare a raffica, e aumentando gradualmente il volume. Google osserva inoltre che il volume può essere aumentato più rapidamente quando gli invii sono quotidiani piuttosto che settimanali.

1. Nuovo dominio: Sii particolarmente graduale

Se inizi a inviare email da un nuovo dominio, non dare per scontato di poter inviare immediatamente lo stesso volume che faresti con un dominio che è stato utilizzato per diversi anni.

Un nuovo dominio ha poca o nessuna storia di invio. Deve gradualmente stabilire una reputazione con i vari provider di servizi email.

È quindi meglio:

• Iniziare con un volume ragionevole

• Prioritizzare il targeting dei contatti più coinvolti

• Osservare i risultati

• Aumentare gradualmente il volume

• Mantenere una frequenza relativamente costante.

In particolare, evitare di passare bruscamente da alcune decine di email a diverse migliaia di email in un solo giorno.

Più aumenta il tuo volume, più graduale dovrebbe essere l'aumento. Google consiglia esplicitamente di aumentare lentamente il volume, partendo dagli utenti coinvolti, e di evitare picchi improvvisi. (Google Help)

III. Mantenere le tue attuali abitudini di invio

Se il tuo dominio ha già una storia di invio, cerca di mantenere una frequenza vicina alle tue abitudini usuali.

Ad esempio, se invii regolarmente: 1.000 → 1.200 → 1.100 → 1.300 email, evita di passare improvvisamente a: 1.300 → 15.000 email senza alcun motivo particolare.

Un aumento significativo e improvviso del volume può comportare l'applicazione di un limite di tasso o influire negativamente sulla reputazione del tuo dominio. Google raccomanda specificamente di evitare picchi improvvisi quando il mittente non è abituato a inviare grandi volumi.

1. Cambiare autorisponditore

Cambiare autorisponditore non significa dover ripartire da zero, ma evitare di trasferire immediatamente l'intero volume di invio al nuovo provider.

Anche se usi lo stesso dominio e la stessa lista di contatti, cambiare autorisponditore può alterare alcuni elementi della tua infrastruttura di invio: indirizzi IP, server di invio, firme o intestazioni dei messaggi, configurazione tecnica, ecc.

Per i provider di posta elettronica, questo è visto come un cambiamento nel tuo ambiente di invio.

Google raccomanda specificamente che dopo un cambiamento significativo nell'infrastruttura di invio o nella struttura delle intestazioni, il volume corrispondente a questo nuovo traffico dovrebbe essere aumentato gradualmente. (Google Help)

a. Fare una transizione graduale: Ad esempio, evita di passare direttamente da:

10.000 email/giorno con il tuo vecchio autorisponditore a 10.000 email al primo giorno con il nuovo.

Opta per una transizione graduale invece:

Vecchio autorisponditore

↓

Nuovo autorisponditore → basso volume

↓

Analizza i risultati

↓

Aumento graduale

↓

Volume usuale

Idealmente, inizia con i tuoi contatti più coinvolti, quelli che hanno aperto o cliccato recentemente sulle tue email.

Se i risultati rimangono soddisfacenti, aumenta gradualmente il volume nei giorni successivi.

b. Monitorare le prestazioni di invio: Durante la transizione, presta molta attenzione a:

• Rimbalzi

• Ritardi o errori SMTP

• Reclami di spam

• Tassi di disiscrizione

• La reputazione del tuo dominio;

• La reputazione del tuo indirizzo IP quando queste informazioni sono disponibili;

• Eventuali limiti di banda imposti dai provider di posta elettronica.

Google raccomanda di monitorare le risposte del server, il tasso di spam e la reputazione del dominio man mano che il volume aumenta. Se i messaggi iniziano a essere differiti o rifiutati, è consigliabile ridurre il volume fino a quando il tasso di errore diminuisce, e quindi aumentarlo gradualmente di nuovo.

c. Tenere conto della reputazione esistente del tuo dominio: Se il tuo dominio ha inviato regolarmente email per diversi mesi o anni, non confondere la reputazione del dominio con quella del tuo nuovo ambiente di invio.

Il tuo dominio potrebbe avere una storia positiva, ma cambiare autorisponditori può comunque alterare le caratteristiche del traffico inviato.

È quindi meglio preservare le tue abitudini il più possibile:

• Una frequenza simile

• Un volume comparabile

• Gli stessi tipi di messaggi

• Un pubblico simile

• E, soprattutto, destinatari di alta qualità

L'obiettivo non è quello di ricominciare da zero la tua reputazione, ma piuttosto di far osservare gradualmente ai provider di posta elettronica il nuovo traffico e le sue prestazioni.

d. Evitare più cambiamenti contemporaneamente: Se cambi autorisponditore, evita di modificare contemporaneamente i seguenti aspetti dove possibile:

• Il tuo dominio di invio

• La tua frequenza

• Il tuo volume

• Il tuo tipo di contenuto

• Il tuo pubblico

• Il tuo indirizzo di invio

Modifiche simultanee rendono più difficile stabilire la causa di un eventuale degrado della consegna.

Quindi, un cambio di autorisponditore dovrebbe essere trattato come una transizione graduale, non solo un semplice cambio di strumento.

IV. Riprendere l'invio di email dopo un lungo periodo di inattività

Riprendere gli invii deve essere anche graduale. Se non hai inviato nulla per diversi mesi, evita di trattare la tua intera lista come un pubblico "attivo" semplicemente perché i contatti sono ancora iscritti.

Inizia invece con i contatti che hanno recentemente aperto, cliccato o interagito con le tue email.

Puoi quindi espandere gradualmente il tuo pubblico in base ai risultati ottenuti.

Esempio di ripresa graduale:

Questo approccio ti permette di rilevare rapidamente eventuali potenziali degradi delle prestazioni prima che influisca sulla tua intera lista.

V. Evitare cambiamenti bruschi di frequenza

La frequenza dei tuoi invii deve anche rimanere coerente con ciò che i tuoi contatti si aspettano.

Se i tuoi abbonati sono abituati a ricevere una email a settimana, passare improvvisamente a più email al giorno può portare a più disdette o reclami.

Al contrario, se solitamente invii diverse email a settimana e poi sparisci per diversi mesi, una ripresa improvvisa a un alto volume può anche essere problematica.

La tua frequenza dovrebbe quindi essere: prevedibile → coerente → adattata alle aspettative dei tuoi contatti

VI. Gestione di un aumento della frequenza di invio

Un aumento di frequenza non è necessariamente negativo.

Diventa problematico quando è accompagnato da un cambiamento significativo nel comportamento di invio o da un degrado dei segnali di qualità.

Specificamente, monitora:

• Il tasso di rimbalzo

• I reclami di spam

• Le disdette

• I tassi di apertura e di clic

• Errori e ritardi SMTP

• La reputazione del tuo dominio

• Eventuali limiti di banda imposti dai provider di posta elettronica

Se noti più ritardi o errori dopo aver aumentato il tuo volume, è meglio ridurre temporaneamente il volume, identificare la causa e poi riprendere gradualmente. Google raccomanda questo approccio quando i messaggi vengono differiti o gli errori SMTP aumentano.

VII. Scegliere la giusta frequenza di invio email

Non esiste un numero magico. La frequenza giusta è quella che si allinea con: i tuoi contatti + la tua storia + il tuo volume + le loro aspettative

Come regola generale:

Sommario: Non puntare ad inviare quante più email possibile. Punta a stabilire una frequenza di invio che sia coerente, prevedibile e allineata alle aspettative dei tuoi contatti.

Una buona consegna si costruisce nel tempo.