Come parte della migrazione dei tuoi contatti su systeme.io, è necessario seguire diversi passaggi chiave per garantire una transizione fluida da un autoresponder esterno. Questo include l’applicazione delle migliori pratiche nella configurazione tecnica, nella conformità legale (in particolare per quanto riguarda il GDPR) e nel marketing.

1. Preparazione e audit del tuo database attuale

Una lista ben preparata è essenziale per una migrazione di successo. Ecco i passaggi iniziali da seguire:

• Esporta i tuoi contatti in formato CSV.
• Rivedi i dati disponibili: nome, cognome, email, stato (iscritto, disiscritto), data di registrazione, tag, ecc.
• Segmenta i tuoi contatti in base al livello di coinvolgimento (attivi/inattivi) per evitare di importare indirizzi email obsoleti.
• Identifica l’attività recente: se hai inviato email di recente, concentrati sui contatti che hanno aperto i tuoi messaggi negli ultimi 30, 60 o 90 giorni.

2. Pulizia del database prima dell’importazione

Una volta che la tua lista è correttamente ordinata, è fondamentale garantire la qualità degli indirizzi email contenuti.

Ecco le migliori pratiche consigliate:

• Rimuovi duplicati, contatti inattivi o indirizzi non validi.
• Utilizza i filtri nel tuo precedente strumento email per pulire la lista. Se tali filtri non sono disponibili, utilizza un servizio di verifica email per evitare indirizzi rischiosi (hard bounce, spam trap, ecc.).
• Conserva la prova del consenso (opt-in); il nostro team potrebbe richiederla.
• Rispetta lo stato dei contatti: non riattivare contatti disiscritti o inattivi.
• Assicurati che tag e segmenti siano assegnati correttamente.

Nota: Puoi importare contatti disiscritti nel tuo account systeme.io. Verranno automaticamente contrassegnati con lo stato "disiscritto" e non riceveranno alcuna comunicazione tramite la piattaforma.

È inoltre essenziale importare solo contatti che hanno fornito un consenso esplicito a ricevere le tue email, per rimanere conformi al GDPR e preservare la deliverability.

3. Importazione dei contatti studenti dai tuoi corsi:

Se stai importando contatti che hanno partecipato ai tuoi corsi ma non ricevono email da tempo, il processo di importazione dovrebbe essere graduale.

Ogni volta che un contatto viene aggiunto a un corso nel tuo account systeme.io, viene inviata automaticamente un’email con un link di accesso alla loro area corso.

Per evitare un picco di email respinte dovute a indirizzi inattivi, consigliamo vivamente di effettuare importazioni scaglionate.

4. Riscaldamento del tuo indirizzo o dominio di invio

Quando cambi provider email, è necessario un processo di warm-up. Questo consiste nell’addestrare gradualmente i provider email a riconoscere e fidarsi del tuo nuovo comportamento di invio, aiutandoti a mantenere una buona reputazione del mittente ed evitare che le email finiscano nello spam.

Spieghiamo le ragioni di questo processo in questa pagina di supporto.

Passaggi chiave per il warm-up:

• Inizia inviando email ai contatti più coinvolti.
• Aumenta gradualmente il volume di email inviate ogni giorno.
• Evita di inviare grandi quantità subito, poiché potrebbe attivare blocchi o filtri spam da parte degli ISP.

Test e monitoraggio dopo la migrazione

• Invia campagne di test a piccoli segmenti.
• Monitora le metriche chiave: tasso di apertura, tasso di clic, segnalazioni di spam e tasso di rimbalzo.
• Evita campagne di riattivazione verso contatti inattivi nel periodo iniziale.
• Adatta i contenuti o le impostazioni di deliverability se necessario.

Vediamo un esempio di riscaldamento di una lista di oltre 5.000 contatti (noto anche come email warm-up).

Questo passaggio è fondamentale per garantire una buona deliverability dopo una migrazione o un cambio di strumento di invio. Consiste nell’inviare gradualmente email ai tuoi contatti per costruire una reputazione affidabile del mittente con i principali provider (Gmail, Outlook, ecc.).

Obiettivo: Evitare che le email finiscano nello spam o vengano bloccate dagli ISP, partendo dai contatti più coinvolti.

Esempio di piano di warm-up per una lista di oltre 5.000 contatti

Questo processo è essenziale per garantire un’alta deliverability dopo una migrazione. Aiuta a costruire una reputazione affidabile del mittente con i principali provider email come Gmail, Outlook, ecc.

Obiettivo: Evitare filtri spam e blocchi da parte degli ISP.

Piano di warm-up consigliato su 7–14 giorni:

• Giorni 1–2: Invia a 500 contatti altamente coinvolti (aperture/click negli ultimi 30 giorni).
• Giorni 3–4: Aumenta a 900 contatti, sempre altamente coinvolti.
• Giorni 5–6: Invia a 1500 contatti, includendo quelli mediamente coinvolti (aperture negli ultimi 60 giorni).
• Giorni 7–9: Invia a 2500 - 4000 contatti, includendo utenti moderatamente attivi.
• Giorni 10–14: Invia all’intera lista, escludendo gli indirizzi inattivi da lungo tempo.

Ecco un altro formato di warm-up:

Buone pratiche durante il Warm-Up

1. Dai priorità ai contatti più coinvolti

Inizia a inviare email ai contatti che hanno recentemente aperto o cliccato le tue email.

Questo invia un segnale positivo agli Internet Service Provider (ISP), grazie a tassi elevati di apertura e clic.

Utilizza segmenti dinamici, come "Opened" / "Clicked" negli ultimi 30, 60 o 90 giorni.

2. Crea contenuti di alta qualità

Contenuti di qualità migliorano direttamente la deliverability.

Segui queste linee guida:

• Usa oggetti personalizzati e coinvolgenti.
• Inserisci link chiari e tracciabili.
• Evita elementi comunemente segnalati come spam:

_- Uso eccessivo di maiuscole nell’oggetto.

- Promesse esagerate o linguaggio troppo promozionale.

- Allegati non necessari.

- Caratteri speciali o simboli nei titoli.

3. Monitora gli indicatori chiave

Controlla attentamente le performance delle tue campagne:

• Tasso di apertura: > 20% è considerato una buona media.
• Percentuale di clic: > 2%, a seconda del tipo di campagna.
• Frequenza di rimbalzo: < 2%.
• Tasso di reclami di spam: < 0,1%.

4. Rimuovi gli indirizzi problematici

Mantieni alta la qualità della tua lista eliminando regolarmente i contatti inattivi.

Rimuovi i contatti che non mostrano attività (nessuna apertura o clic) da oltre 6 mesi.

Su systeme.io hai due opzioni per farlo:

• Manuale
• Automatico

5. Autentica i tuoi invii

• Assicurati che SPF, DKIM e DMARC siano configurati correttamente per il tuo dominio. (Questo passaggio è incluso nel processo di migrazione dei dati, a meno che tu non scelga di gestirlo autonomamente).
• Utilizza un indirizzo mittente dedicato (es. news@tuodominio.com).
• Crea un account Google Postmaster Tools.

Il tuo successo è la nostra priorità. Su systeme.io, lavoriamo costantemente per garantire la deliverability delle tue email e migliorare i nostri servizi per massimizzare i tuoi risultati.

• Ti offriamo un servizio di supporto dedicato alla deliverability, disponibile 7 giorni su 7. Non esitare a contattarci se necessario: il nostro team è qui per supportarti.

Bonus: Strumenti Consigliati

• Strumenti di validazione email: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
• Monitoraggio deliverability: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).

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