Come ridurre le segnalazioni di spam

Le segnalazioni di spam sono uno dei principali indicatori presi in considerazione dai provider di posta elettronica come Gmail, Outlook o Yahoo.

Una segnalazione si verifica quando un destinatario considera un'email indesiderata e la segnala come spam. Anche se la tua email è stata inviata a qualcuno che inizialmente ha accettato di ricevere le tue comunicazioni, un alto numero di segnalazioni può degradare la tua reputazione di mittente e, in alcuni casi, influenzare la recapitabilità delle tue email future.

Esaminiamo le 20 migliori pratiche che dovresti seguire per proteggere la tua recapitabilità email e ridurre il rischio di segnalazioni di spam.

1. Invia solo ai contatti che si aspettano di ricevere le tue email

La causa principale di una segnalazione è spesso semplice: il destinatario non si aspetta di ricevere l'email.

Prima di inviare una campagna, chiediti:

• La persona ha effettivamente richiesto di ricevere le mie email?

• Sanno perché stanno ricevendo questa email?

• Il contenuto corrisponde a ciò che avevano accettato di ricevere?

• La mia identità è facilmente riconoscibile?

• È chiaro come possano cancellarsi?

Esempio: Una persona scarica un ebook intitolato "10 consigli per migliorare la tua SEO". Accettano di ricevere questo ebook, ma pochi giorni dopo ricevono una serie intensiva di email che vendono un corso di trading.

Anche se tecnicamente hanno fornito il loro indirizzo email, potrebbero considerare questi messaggi indesiderati e segnalarli come spam.

Il consenso deve quindi essere coerente con le comunicazioni effettivamente inviate.

2. Diversi scenari di raccolta contatti

Non tutte le liste di contatti presentano lo stesso livello di rischio:

a. Iscrizione volontaria a una newsletter

Il contatto inserisce volontariamente il proprio indirizzo per ricevere la tua newsletter.

Rischio: Basso, a condizione che le email siano in linea con quanto promesso durante l'iscrizione.

b. Iscrizione attraverso un modulo

Il contatto compila un modulo per ottenere contenuti, partecipare a un evento o ricevere un'offerta.

Pratica migliore: Spiega chiaramente nel modulo che l'indirizzo sarà anche utilizzato per ricevere le tue comunicazioni di marketing, se applicabile.

c. Lead magnet

Il contatto fornisce il proprio indirizzo per scaricare un ebook, una checklist, un video, ecc.

Il rischio si manifesta quando l'indirizzo raccolto per ricevere contenuti specifici viene successivamente utilizzato per inviare comunicazioni di marketing completamente diverse.

Pratica migliore: Indica chiaramente cosa riceverà il contatto dopo la sottoscrizione.

d. Importazione di una lista obsoleta

Una lista obsoleta può contenere:

• Indirizzi che sono diventati non validi

• Contatti che non ricordano più di essersi iscritti

• Persone che non desiderano più ricevere le tue email

• Indirizzi riciclati o abbandonati

• Contatti che non hanno mai richiesto le tue comunicazioni

Una lista obsoleta non deve essere considerata sana solo perché inizialmente raccolta legalmente.

e. Lista acquistata

Acquistare liste è una fonte di rischio importante.

Le persone su queste liste generalmente non hanno chiesto di ricevere le tue email, e alcuni indirizzi potrebbero essere utilizzati come trappole per lo spam per rilevare mittenti abusivi.

Non utilizzare mai una lista acquistata per le tue campagne.

f. Lista recuperata o "scrapée"

Raccogliere indirizzi da un sito web, una directory, LinkedIn, un social network o qualsiasi altra fonte non significa che quelle persone abbiano acconsentito a ricevere le tue email.

Un indirizzo email pubblico non è necessariamente un indirizzo email con opt-in.

g. Contatti forniti da terzi

Ad esempio, un'agenzia, un partner, un'azienda o un team di vendita fornisce una lista. Devi essere in grado di spiegare:

• Chi ha raccolto i contatti

• In quale contesto

• Come i contatti hanno acconsentito a ricevere comunicazioni

• Quale azienda o persona era identificata come mittente

• Se tale consenso copre effettivamente le tue comunicazioni

Il consenso dato a un'azienda non significa automaticamente che puoi utilizzare quella lista per le tue comunicazioni.

3. Evita cambiamenti bruschi di volume

Un cambiamento improvviso nel comportamento può essere un segnale negativo per i provider di posta elettronica.

Esempio da evitare: Hai una lista di 50.000 contatti ma non hai inviato nulla per diversi mesi.

Ritorni e invii immediatamente 50.000 email in una sola campagna.

Questa pratica può portare a:

• Aumenti di bounce

• Più segnalazioni

• Significative cancellazioni

• Tassi di coinvolgimento inferiori

• Limitazioni o ritardi nella consegna

• Una reputazione del dominio degradata

Opta per una ripresa graduale e inizia con contatti:

• Più recentemente attivi

• Più coinvolti

• Che hanno aperto o cliccato di recente

• Indirizzi raccolti di recente.

Analizza i risultati prima di aumentare gradualmente il volume.

4. Dopo un lungo periodo di inattività, non riattivare immediatamente tutta la tua lista

Una lista che è stata inattiva per diversi mesi o anni deve essere gestita con cautela.

Durante questo tempo:

• Alcuni contatti potrebbero aver cambiato indirizzo

• Alcune caselle email potrebbero essere diventate inattive

• Alcuni contatti potrebbero aver dimenticato di essersi iscritti

• Le aspettative dei destinatari potrebbero essere cambiate

• Il tuo dominio potrebbe non godere più dello stesso livello di coinvolgimento

Pratica migliore:

5. Pulisci la tua lista prima dell'invio

Una lista di alta qualità contribuisce direttamente a una migliore recapitabilità. Prima di una campagna importante, identifica specificamente:

• Indirizzi non validi

• Hard bounce storici

• Contatti disiscritti

• Contatti che hanno segnalato le tue email come spam

• Contatti inattivi a lungo termine

• Indirizzi che presentano un rischio specifico

Puoi anche utilizzare strumenti di validazione degli indirizzi email, gratuiti o a pagamento, per identificare determinati indirizzi non validi o ad alto rischio prima dell'invio.

Tuttavia, uno strumento di pulizia della lista non trasforma una lista cattiva in una lista legittima.

Può identificare problemi tecnici con gli indirizzi, ma non può determinare con certezza se una persona ha effettivamente acconsentito a ricevere le tue comunicazioni.

6. Gestisci i contatti inattivi

Un contatto che non ha aperto email per diversi mesi o anni non è necessariamente qualcuno a cui dovresti continuare a inviare email indefinitamente.

Più contatti completamente inattivi contiene una lista, maggiori sono le probabilità di sperimentare:

• Basso coinvolgimento

• Più disiscrizioni

• Più segnalazioni

• Più indirizzi non validi

Pratica migliore:

7. Rispetta la frequenza attesa

Qualcuno che si iscrive a una newsletter settimanale non si aspetta necessariamente di ricevere cinque email al giorno.

Una frequenza eccessiva può portare a:

• Numerose disiscrizioni

• Segnalazioni di spam

• Calare del coinvolgimento

La frequenza ideale dipende dal contesto, ma deve essere prevedibile e in linea con quanto annunciato al momento della sottoscrizione.

8. Evita cambiamenti improvvisi di frequenza

I problemi di recapitabilità non derivano solo da alti volumi. Un aumento improvviso della frequenza può anche sorprendere i destinatari.

Esempio: Invii 1 email a settimana per 6 mesi, poi improvvisamente ne invii 3 al giorno per 2 settimane.

Anche se i contatti sono legittimi, alcuni possono considerare questo cambiamento abusivo.

Un significativo aumento di frequenza deve essere graduale e giustificato.

9. Usa un'identità di mittente chiara

Il destinatario deve poter capire immediatamente chi sta scrivendo loro. Il tuo:

• Nome del mittente

• Indirizzo di invio

• Dominio

• Contenuto

• Branding

devono essere coerenti.

Evita cambiamenti frequenti al tuo nome del mittente o al dominio, che potrebbero impedire ai destinatari di riconoscerti.

10. Facilita la disiscrizione

Un destinatario che non desidera più ricevere le tue email deve poter cancellarsi facilmente. Non cercare di prevenire o complicare il processo di disiscrizione.

Un chiaro pulsante o link di disiscrizione trasforma spesso "Non voglio più ricevere queste email." in "Mi disiscrivo." piuttosto che "Segnalo questa email come spam."

Una disiscrizione è generalmente preferibile a una segnalazione di spam.

11. Rispetta immediatamente le disiscrizioni

Quando un contatto si disiscrive, non continuare a inviare loro campagne di marketing. Devi anche evitare di reimportare questi contatti in una nuova lista senza verificare il loro stato.

Gestire le disiscrizioni dovrebbe essere considerato un elemento centrale della tua strategia di recapitabilità.

12. Fai attenzione a contenuti e oggetti ingannevoli

Certi oggetti delle email possono innescare segnalazioni anche quando la lista è legittima.

Evita frasi che siano:

• Ingannatrici

• Eccessivamente allarmistiche

• Artificialmente urgenti

• Danno l'impressione di una notifica di sistema

• Imitano comunicazioni bancarie, amministrative o di sicurezza

Esempio da evitare: "[AZIONE RICHIESTA] Il tuo account sta per scadere", se l'account del destinatario non sta effettivamente per scadere.

Il contenuto del messaggio deve essere coerente con il suo oggetto.

13. Evita l'eccessivo clickbait

Un oggetto che promette qualcosa che il contenuto non offre può provocare una reazione negativa.

Esempio: "Hai vinto $10,000".

quando l'email spiega semplicemente come partecipare a un concorso.

Maggiore è la discrepanza tra la promessa e il contenuto, maggiore è il rischio di una segnalazione.

14. Segmenta il tuo pubblico

Inviare lo stesso messaggio a tutto il tuo database non è sempre la strategia migliore. Puoi segmentare i tuoi contatti in base a:

• La loro attività

• La loro cronologia acquisti

• I loro interessi

• La loro data di iscrizione

• Le loro interazioni con le tue email

• Le pagine o i prodotti che li interessano

Un contenuto rilevante mirato a un segmento specifico sarà generalmente meglio ricevuto di un messaggio generico inviato a tutti.

15. Non inviare sistematicamente a tutto il tuo database

Prima di ogni campagna, chiediti: Questa persona ha veramente bisogno di ricevere questa email?

Se la risposta è no, potrebbe essere meglio non includerli nella campagna.

Un database più piccolo ma coinvolto è generalmente preferibile a uno molto grande ma inattivo.

16. Presta particolare attenzione a promozioni e offerte sensibili

Certi tipi di offerte possono naturalmente generare più diffidenza o reclami. Presta particolare attenzione a:

• Promesse di guadagni rapidi

• Investimenti

• Opportunità finanziarie

• Offerte altamente aggressive

• Metodi "miracolosi"

• Offerte che usano tattiche di vendita ad alta pressione

Maggiore è la percezione di un'offerta come ingannevole o aggressiva, più importante è verificare la qualità del contenuto, la fonte dei contatti e le aspettative fissate al momento della sottoscrizione.

17. Non riutilizzare una lista proveniente da un'altra attività senza verificare il consenso

Cambiare il tuo:

• Prodotto

• Azienda

• Dominio

• Attività commerciale

• Brand

può alterare le aspettative dei contatti.

Una persona che ha accettato di ricevere comunicazioni da Azienda A non ha necessariamente accettato di riceverle da Azienda B.

Prima di migrare qualsiasi lista, verifica che il loro consenso copra pienamente il nuovo utilizzo.

18. Sii particolarmente prudente con le liste molto vecchie

Più una lista è vecchia, più devi chiederti: Queste persone vogliono ancora ricevere le mie email?

Un indirizzo raccolto diversi anni fa non è automaticamente un buon indirizzo da contattare oggi. Diversi anni di inattività possono anche aumentare il rischio di:

• Hard bounce

• Segnalazioni

• Disiscrizioni

• Basso coinvolgimento

19. Monitora i tuoi indicatori dopo ogni campagna

Non guardare solo il numero di email inviate. Monitora specificamente:

• Tasso di segnalazioni di spam

• Tasso di bounce

• Hard bounce

• Tasso di disiscrizione

• Tasso di apertura, quando questi dati sono disponibili e interpretabili

• Tasso di clic

• Qualsiasi errore o limitazione dai provider di email

L'obiettivo è identificare un calo prima che diventi significativo.

20. Se aumentano le segnalazioni, fermati e analizza

Se una campagna genera improvvisamente molte più segnalazioni del solito, evita di continuare a inviare immediatamente a tutto il tuo database.

Analizza:

• La fonte dei contatti

• La loro età nella tua lista

• Il loro livello di coinvolgimento

• Il contenuto inviato

• L'oggetto

• La frequenza di invio

• Il volume inviato

• Cambiamenti recenti al tuo dominio o attività commerciale

Potrebbe essere meglio sospendere temporaneamente i segmenti problematici piuttosto che continuare a inviare e peggiorare la situazione.

Prestare particolare attenzione ai principali provider di email:Ogni provider ha i propri meccanismi di filtraggio.

Un'esperienza negativa con un provider può risultare in:

• Più messaggi inviati nello spam

• Ritardi

• Blocchi temporanei

• Aumento degli errori di consegna

È quindi importante monitorare le tendenze per provider quando i dati sono disponibili.

L'importanza della qualità del traffico su IP condivisi:

Su un'infrastruttura che utilizza IP condivisi, diversi utenti possono inviare dalla stessa architettura di invio. Questo significa che la reputazione dell'infrastruttura dipende in gran parte dalla qualità del traffico complessivo.

Per questo motivo, i seguenti comportamenti sono particolarmente problematici:

• Liste acquistate

• Liste scrapate

• Volumi massicci improvvisi

• Campagne inviate a contatti molto vecchi

• Alti tassi di segnalazioni

• Alti tassi di hard bounce

• Contenuti fuorvianti

• Pratiche paragonabili allo spam.

Il modo migliore per proteggere la tua recapitabilità è quindi mantenere una lista sana e inviare solo a destinatari che si aspettano effettivamente di ricevere le tue comunicazioni.

Errori da evitare assolutamente:

La regola d'oro: Prima di ogni campagna, poniti queste cinque domande:

1. Perché questa persona sta ricevendo la mia email?

2. Si aspetta davvero di ricevere questo tipo di messaggio?

3. Il mio contenuto corrisponde a ciò che hanno acconsentito di ricevere?

4. Sono ancora attivi e interessati?

5. Possono facilmente smettere di ricevere le mie comunicazioni?

Se non puoi rispondere chiaramente a queste domande, è meglio non inviare la campagna a questo contatto fino a quando la situazione non è chiarita.

Una buona recapitabilità non dipende unicamente dalla configurazione tecnica del tuo dominio o dall'infrastruttura di invio.

Soprattutto, dipende dalla qualità del rapporto tra il mittente e i suoi destinatari.

Il modo migliore per ridurre le segnalazioni di spam è inviare email rilevanti a contatti che hanno effettivamente richiesto di riceverle, al momento e con la frequenza che si aspettano.