Molti fornitori di cybersicurezza, soprattutto quelli specializzati nella protezione delle email, ora utilizzano l'intelligenza artificiale per analizzare il comportamento delle email. Queste tecnologie esaminano simultaneamente molteplici aspetti di un messaggio: l'identità del mittente, la struttura e il tono del contenuto, e la presenza e la natura di allegati, link e immagini. Se un'email mostra segnali sospetti o pericolosi, viene automaticamente filtrata e bloccata, impedendo che raggiunga la casella di posta dell'utente.

Vediamo come prevenire che le tue email vengano rifiutate.

Il primo elemento da considerare sono i tuoi record tecnici.

1. Record DMARC/SPF/DKIM

DMARC, SPF e DKIM sono essenziali per il recapito delle email e influenzano direttamente il modo in cui i filtri antispam analizzano i tuoi messaggi.

a. SPF (Sender Policy Framework)

Ruolo: Specifica quali server sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio.

Impatto sul recapito:

• Se SPF fallisce → alto rischio di rifiuto o di essere marcata come spam.
• Gmail, Outlook, Yahoo e altri usano i risultati SPF per calcolare il loro punteggio antispam.

b. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Ruolo: Una firma crittografica che garantisce che il contenuto non sia stato modificato dopo l'invio.

Impatto sul recapito:

• Senza DKIM, i provider moderni considerano l'email "meno affidabile".
• Una firma DKIM valida migliora il punteggio anti-spam e costruisce fiducia nel dominio.

c. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Ruolo: Fornisce ai server riceventi istruzioni su cosa fare se SPF e/o DKIM falliscono.

Impatto sul recapito:

• Senza DMARC, un dominio è vulnerabile allo spoofing → i filtri potrebbero essere più sospettosi.
• Con un DMARC correttamente configurato, hai una probabilità molto maggiore di superare i controlli di allineamento.

Impatto sul filtraggio antispam

I filtri come Gmail o Microsoft combinano autenticazione, reputazione e contenuto. Di conseguenza:

• Se SPF/DKIM falliscono e DMARC è rigido → è possibile il rifiuto immediato.
• Se SPF/DKIM passano ma DMARC manca → filtraggio dei contenuti più severo e maggiore probabilità di finire nelle cartelle "Promozioni" o "Spam".

In sintesi:

• SPF = chi è autorizzato a inviare.
• DKIM = l'email non è stata alterata.

• DMARC = cosa fare se l'autenticazione fallisce + protezione contro lo spoofing.

  → Insieme, questi tre agiscono come il tuo "passaporto" tecnico per passare attraverso i filtri prima ancora che il tuo contenuto venga analizzato.

*strl: rigoroso

È quindi cruciale avere un nome di dominio correttamente configurato con tutti i record tecnici richiesti.

Una volta completato questo passaggio, possiamo passare al secondo punto, che riguarda direttamente la qualità e il contenuto delle tue email.

2. Contenuto

Per garantire un buon recapito, i filtri antispam analizzano il contenuto delle tue email parola per parola, immagine per immagine e link per link.

Ci sono diverse trappole da evitare. Vediamo alcuni punti fondamentali.

2.1 Indirizzo email del mittente

Per un buon recapito, l'indirizzo email del mittente è importante quanto il contenuto.

I filtri antispam analizzano sia il dominio sia il formato dell'indirizzo.

Le email provenienti da mittenti o domini considerati inaffidabili o associati allo spam vengono automaticamente filtrate o rifiutate.

a. Usa un dominio personalizzato e autenticato

Consigliamo vivamente di non utilizzare indirizzi email gratuiti (come @hotmail.com) per invii massivi. Questi indirizzi sono generalmente percepiti negativamente nel marketing via email e, in alcuni casi, politiche di sicurezza come DMARC potrebbero bloccare i tuoi messaggi.

Usa invece il tuo dominio personalizzato (es. @company.com) con SPF, DKIM e DMARC correttamente configurati.

Evita inoltre di usare sottodomini sospetti o appena creati (come promo2025-mysite.com), poiché sono spesso considerati inaffidabili e possono essere rapidamente inseriti in blacklist.

b. Indirizzi no-reply@

Evita di usare indirizzi no-reply@. Questi indirizzi bloccano le risposte e limitano le interazioni con i destinatari, riducendo l'engagement e, in ultima analisi, danneggiando la tua reputazione di mittente.

Scegli indirizzi amichevoli che invitino alla comunicazione, come:

• contact@company.com
• firstname@company.com
• support@company.com

Assicurati che ci sia coerenza tra il nome del mittente e l'indirizzo email utilizzato. Questa corrispondenza è essenziale per costruire fiducia sia con i destinatari sia con i filtri antispam.

• Esempio negativo: Nome = "Servizio Clienti X", Email = promo@otherdomain.com
• Esempio positivo: Nome = "Servizio Clienti X", Email = support@company.com

c. Separa i tipi di invio

È importante utilizzare indirizzi e sottodomini separati per diversi tipi di email per proteggere e mantenere la tua reputazione di mittente. Per esempio:

• Transazionali: invoices@mycompany.com
• Marketing: newsletter@mycompany.com
• Supporto: support@mycompany.com

Questa separazione garantisce che un problema con un tipo di email non vada a impatto negativo sul recapito degli altri.

d. Reputazione e anzianità del dominio

I filtri antispam spesso testano con grande cautela i domini e gli indirizzi email appena creati.

Per questo motivo dovresti evitare di inviare un volume massiccio di email subito dopo aver creato il tuo dominio. Un graduale riscaldamento del dominio è assolutamente obbligatorio.

2.2 Oggetto dell'email

Per un buon recapito, il tuo oggetto dell'email viene attentamente esaminato dai filtri antispam e certe scelte possono danneggiare seriamente il tuo punteggio.

Ecco cosa devi assolutamente evitare:

a. Parole e frasi trigger per lo spam

Certe parole o frasi possono aumentare il rischio che la tua email venga segnata come spam:

• Parole sospette: gratuito, regalo, urgente, 100% garantito, vincitore, offerta speciale, promozione, contanti, reddito, crypto, ecc.
• Varianti camuffate: FR€€, Fr33, $$$, che i filtri possono comunque rilevare facilmente.
• Frasi troppo aggressive: "Non perdere questa occasione", "Ultima chance", "Agisci ora"

L'obiettivo è scrivere email chiare e coinvolgenti senza attivare i filtri antispam.

Punteggiatura e simboli eccessivi

I provider di posta tendono a rifiutare le email con caratteri speciali nell'oggetto. È altamente consigliato evitarli quando possibile.

Se desideri comunque usarli, presta molta attenzione a:

• Punti esclamativi o interrogativi ripetuti: !!!, ??, ?!?
• Simboli non necessari o eccessivi: $, %, ♥, ✔, 🔥 (qualche simbolo va bene; troppi attiveranno i filtri antispam).
• Emoji: evita di abusarne nel corpo dell'email.
• TUTTE MAIUSCOLE: limitarne l'uso, poiché i filtri le percepiscono spesso come aggressive o fuorvianti.

L'idea è preservare leggibilità e fiducia evitando al tempo stesso di attivare i filtri antispam.

b. Lettere maiuscole

Scrivere l'intero oggetto in MAIUSCOLO viene percepito come aggressivo.

Capitalizzare 1 o 2 parole chiave è accettabile, ma oltre questo può essere percepito negativamente dai filtri antispam.

c. Clickbait

Promesse irrealistiche (es., "Guadagna 1.000€ in una settimana" o "Perdi 9 kg in 3 giorni") sono spesso segnalate come ingannevoli dai filtri antispam. Qualsiasi messaggio che sembri "troppo bello per essere vero" rischia di aumentare significativamente il punteggio di spam e danneggiare il tuo recapito.

Non usare oggetti fuorvianti o da "clickbait". Promettere contenuti che non sono effettivamente presenti nell'email, o esagerare intenzionalmente, frustra i destinatari. Di conseguenza, più persone cliccheranno "Segnala come spam".

Esempio di cosa non fare: usare "La tua fattura è pronta" come oggetto quando l'email è in realtà solo una promozione.

Come misura preventiva, il nostro filtro interno ti impedisce di inviare email con oggetti fuorvianti. Questo aiuta a proteggere la tua reputazione di mittente e riduce il rischio di reclami per "spam".

Le nostre raccomandazioni:

• Sii sempre chiaro, preciso e trasparente nelle tue email.
• Esegui regolarmente test A/B per identificare ciò che funziona meglio preservando la tua reputazione di mittente.

2.3 Nome del mittente

Il nome del mittente gioca un ruolo enorme nel recapito, non solo per superare i filtri antispam ma anche per incoraggiare i destinatari ad aprire l'email.

Ecco alcune best practice per ottimizzarlo:

a. Coerenza e riconoscibilità

Usa sempre lo stesso nome del mittente per costruire e mantenere la tua reputazione.

Deve essere facilmente riconoscibile dai tuoi destinatari: evita di cambiare continuamente il nome del mittente (es., alternare tra "Servizio Clienti," "Newsletter," e "Team Promo"), poiché questo può creare confusione e danneggiare i tassi di apertura.

b. Evita parole da spam

È importante fare attenzione allo stile e al contenuto del nome del mittente. Evita l'uso di tutte maiuscole come "SALDI LAMPO !!!", simboli ($, ♥, !!!) e parole sospette come vincitore, gratis o urgente. Alcuni provider, come Google, sono molto sensibili ai caratteri speciali nel nome del mittente. Tieni presente che i filtri antispam analizzano anche questo campo, non solo l'oggetto.

Allineare il nome del mittente e l'indirizzo email

Allineare il nome del mittente con l'indirizzo email del mittente è cruciale per costruire fiducia ed evitare sospetti:

• Esempio positivo: Nome = Julie di StoreX, Email = julie@storex.com

Se il nome non corrisponde al dominio o all'azienda, può destare sospetti sia nei destinatari sia nei filtri antispam.

Consiglio sul recapito:

• Le caselle di posta analizzano la reputazione combinata di "Nome mittente + Indirizzo email".
• Una volta raggiunto un buon tasso di apertura con un nome mittente specifico → smetti di cambiarlo.

2.4 Corpo dell'email (testo, link e immagini)

Prima di lavorare sul contenuto vero e proprio, è importante considerare le dimensioni delle tue email. Oltre un certo limite, possono essere automaticamente rifiutate dai server o segnalate come sospette dai filtri antispam.

a. Dimensione dell'email

La dimensione del messaggio influisce sulla velocità di consegna e sui tempi di caricamento. Le email HTML sono tipicamente tra i 30 e i 60 KB. Sopra i 100 KB vengono considerate troppo pesanti e c'è rischio di rifiuto.

b. Immagini

In termini di recapito, le immagini nel corpo dell'email possono essere una risorsa... o un campanello d'allarme, a seconda di come vengono usate.

Per restare sul sicuro, segui queste best practice:

• Evita email composte al 100% da immagini o con pochissimo testo. I filtri antispam considerano questo tipo di messaggio tipico di campagne fraudolente. Punta a un rapporto testo-immagine di almeno 60% testo e 40% immagini.
• Scegli con cura dove ospiti le tue immagini. Usa un host affidabile e con buona reputazione dedicato all'invio e al tracciamento delle email. Evita host gratuiti o sconosciuti (come Imgur o host temporanei), poiché è molto probabile che siano in blacklist.

c. Dimensione e dimensioni dei file

Ogni immagine che aggiungi aumenta il "peso" complessivo della tua email e può influire sulla sua deliverability. Per prestazioni ottimali e tempi di caricamento rapidi, raccomandiamo di mantenere la dimensione totale delle tue email sotto i 100 KB.

Alcuni consigli aggiuntivi:

• La larghezza massima raccomandata per le email marketing è di 600-650 pixel, compatibile con la maggior parte dei client di posta.
• Comprimi le immagini prima dell'invio per ridurre la dimensione dei file senza sacrificare la qualità visiva.

Quando usi immagini nelle tue email, privilegia i formati giusti per ogni caso d'uso:

• JPEG: ideale per foto.
• PNG: perfetto per grafiche e loghi con sfondo trasparente.
• GIF animate: accettabili, ma spesso pesanti. Assicurati di comprimerle e usale con parsimonia.

Evita di nascondere testo all'interno delle immagini. I filtri antispam possono rilevare questa tattica e classificare la tua email come spam.

d. Rapporto link-testo

Presta anche molta attenzione ai link che includi nelle tue email. I filtri non guardano solo al numero totale di link; valutano la densità dei link rispetto al testo. Per esempio, una email molto corta di tre righe contenente quattro link apparirà altamente sospetta.

Per una email marketing standard, raccomandiamo di limitare il numero di link a 1-3. Per esempio: un CTA principale (invito all'azione), un link al tuo sito e un link per disiscriversi.

e. Qualità dei link

Evita di usare accorciatori di URL (come bit.ly, tinyurl, ecc.), poiché sono frequentemente associati al phishing. Usa link con il tuo dominio personalizzato (es., https://yourdomain.com/...) o un sottodominio di tracciamento autenticato per costruire fiducia e migliorare il recapito.

f. Ripetizione dei link

È perfettamente accettabile ripetere un link più volte all'interno di un'email (per esempio, un invito all'azione in alto e in basso), ma non esagerare. Ripetere un link più di 3 volte in un'email breve può risultare sospetto.

g. Tipi di link

Includere troppi link che puntano a diversi domini esterni può destare sospetti, specialmente se alcuni di quei domini hanno una reputazione scarsa.

Tieni presente che i filtri antispam valutano i link alle immagini ospitate esternamente allo stesso modo dei link normali.

2.5 Allegati

In termini di recapito, gli allegati sono un campo minato: possono facilmente aumentare il tuo punteggio di spam o causare un rifiuto diretto da parte dei filtri.

Le email possono essere rifiutate se gli allegati contengono malware, ransomware o qualsiasi contenuto sospetto (file ZIP, PDF, documenti Office, ecc.). Anche i link incorporati possono essere bloccati se puntano a siti malevoli, specialmente attraverso l'analisi al momento del clic.

Ecco alcune best practice per evitare blocchi:

a. Dimensione massima dei file

• Idealmente: < 5 MB per email (allegati + corpo dell'email combinati).
• Molti server filtrano o bloccano le email più grandi di 10 MB.

Più pesante è l'email, più lenta è l'invio e più attenzione attira da parte dei filtri.

Considera i diversi formati di file e il loro impatto:

• Formati "sicuri": .pdf, .jpg, .png, .txt.
• Formati ad alto rischio (spesso bloccati): .exe, .bat, .js, .scr e file .zip contenenti eseguibili, macro o script.
• .docx e .xlsx solitamente passano, ma fai attenzione alle macro abilitate: alcuni filtri le rifiutano per precauzione.

È quindi cruciale verificare che i tuoi file non contengano software dannoso prima di inviarli. Puoi, ad esempio, analizzarli con strumenti online specializzati per rilevare virus, malware o ransomware.

Applicare queste raccomandazioni è essenziale per garantire un buon recapito delle email. Seguendo queste regole, aumenti le probabilità che i tuoi messaggi arrivino in modo sicuro nella casella di posta e contribuisci a preservare la qualità complessiva della tua infrastruttura di invio.