Scopri i passaggi essenziali per trasferire i tuoi contatti da un autoresponder esterno a systeme.io, rispettando le migliori pratiche tecniche, legali (GDPR) e di marketing per garantire una migrazione fluida e sicura.
1. Preparazione e analisi della tua lista esistente
Una lista di contatti ben preparata è essenziale per una migrazione riuscita. Inizia da questi passaggi:
- Esporta i tuoi contatti dal tuo autoresponder precedente (in formato CSV).
- Esamina i dati disponibili: nome, cognome, indirizzo email, stato (iscritto/disiscritto), data di registrazione, cronologia delle interazioni, tag e così via.
- Segmenta i tuoi contatti in base al livello di coinvolgimento (attivi/inattivi) per evitare di importare indirizzi obsoleti o non reattivi.
2. Pulisci la tua lista prima dell'importazione
Una volta ordinata la tua lista, è fondamentale garantire la qualità degli indirizzi email.
Migliori pratiche da seguire:
- Rimuovi gli indirizzi email duplicati, non validi o inattivi.
- Usa i filtri del tuo vecchio strumento per ordinare i contatti. Se non sono disponibili, utilizza un servizio di verifica delle email (ad esempio NeverBounce o ZeroBounce) per individuare gli indirizzi a rischio (hard bounce, spam trap).
- Conserva le prove di opt-in, che potrebbero esserti richieste per le verifiche di conformità.
- Rispetta lo stato dei contatti: non riattivare gli utenti disiscritti o inattivi.
- Assicurati che i tag e i segmenti siano assegnati correttamente.
Nota: Puoi importare i contatti disiscritti in systeme.io, a condizione di assegnare loro lo stato "Disiscritto". Questi contatti non riceveranno alcuna comunicazione da parte tua.
Per farlo:
- Seleziona i contatti interessati.
- Fai clic su Altre azioni.
- Scegli Disiscrivi dalle email di marketing.
Importa esclusivamente i contatti che hanno dato il loro consenso esplicito a ricevere le tue email. Questo è obbligatorio per la conformità al GDPR e per garantire una buona deliverability delle email.
3. Importazione degli studenti (contatti dei corsi)
Se desideri importare studenti che si sono iscritti ai tuoi corsi ma che non ricevono tue email da un po' di tempo:
- Pianifica un'importazione graduale per evitare bounce di massa.
- Attenzione: un'email automatica viene inviata non appena uno studente viene aggiunto a un corso su systeme.io (con il link per accedere all'area membri).
4. Segmenta le tue liste di contatti
La segmentazione consiste nel classificare i tuoi contatti in gruppi omogenei secondo criteri specifici: interessi, età, posizione geografica, comportamento d'acquisto o livello di coinvolgimento. Segmentando le tue liste, puoi inviare messaggi più mirati e personalizzati, il che aumenta i tassi di apertura, di clic e di conversione.
Consiglio: Inizia creando segmenti semplici, come "clienti attivi" e "potenziali clienti inattivi", poi affina gradualmente le tue categorie in base alle interazioni e alle preferenze.
Esistono strumenti online gratuiti che ti permettono di farlo in modo rapido e automatico, ad esempio:
5. Configura il tuo nuovo autoresponder
Prima di importare i tuoi contatti su systeme.io:
- Ricrea le tue liste, i tuoi segmenti e i tuoi tag (corrispondenti a quelli del tuo strumento precedente).
- Configura l'autenticazione delle email: record SPF, DKIM e DMARC sul tuo dominio.
- Crea un account su Google Postmaster Tools per monitorare la reputazione del tuo mittente.
6. Importa i tuoi contatti
- Importa solo file puliti.
- Rispetta lo stato dei contatti (non attivare gli utenti disiscritti o inattivi).
- Verifica attentamente che i tag e i segmenti siano applicati correttamente.
7. Riscaldamento dell'indirizzo email o del dominio
Quando cambi fornitore di posta elettronica, devi effettuare il riscaldamento del tuo indirizzo email/dominio. Questo aiuta i provider di posta (Gmail, Outlook, ecc.) ad abituarsi alle tue abitudini di invio e a ridurre il rischio di finire nello spam.
Consulta la nostra pagina di aiuto sul riscaldamento della tua email per maggiori dettagli.
Migliori pratiche:
- Inizia dai tuoi contatti più coinvolti.
- Aumenta gradualmente il volume giornaliero di email.
- Monitora le metriche chiave (tasso di apertura, tasso di bounce, segnalazioni di spam, ecc.).
8. Test e monitoraggio post-migrazione
- Esegui campagne di prova su piccoli segmenti.
- Analizza i tassi di apertura, di clic, di bounce e di spam.
- Se necessario, modifica i tuoi contenuti e la frequenza di invio.
9. Riattivazione e pulizia continua della lista
- Lancia campagne di riattivazione per i contatti inattivi.
- Elimina regolarmente i contatti non reattivi per mantenere una lista sana.
- Conserva i log di importazione/esportazione e le registrazioni dei consensi di opt-in.
- Aggiorna la tua informativa sulla privacy se necessario e informa di conseguenza i tuoi utenti.
Esempio di piano di riscaldamento (per liste di oltre 5.000 contatti):
Il riscaldamento è un passaggio fondamentale per preservare la tua deliverability dopo la migrazione.
Obiettivo: Evitare i filtri antispam iniziando dai tuoi contatti più reattivi.
Piano su 7-14 giorni:
- Giorni 1–2: Invia a 500 contatti molto coinvolti (che hanno aperto/cliccato negli ultimi 30 giorni).
- Giorni 3–4: Aumenta a 900 contatti molto coinvolti.
- Giorni 5–6: Aumenta a 1.500, includendo i contatti parzialmente coinvolti (che hanno aperto entro 60 giorni).
- Giorni 7–9: Aumenta a 2.500–4.000, includendo i contatti moderatamente attivi.
- Giorni 10–14: Invia all'intera lista, escludendo i contatti inattivi da molto tempo.
Ecco un altro formato per il riscaldamento:
| Giorno | Volume di invio | Destinatari | Obiettivo |
|---|
| Giorno 1 | 500 | Contatti molto coinvolti (apertura < 30 giorni) | Testare la reputazione, convalidare la deliverability |
| Giorno 2 | 900 | Molto coinvolti + aggiunta dei parzialmente coinvolti | Mantenere tassi di apertura elevati |
| Giorno 3 | 1500 | Coinvolti (apertura < 60 giorni) | Ampliare la base monitorando i riscontri |
| Giorno 4 | 2000 | Coinvolti + inattivi recenti | Monitorare i tassi di spam e di bounce |
| Giorno 5 | 3000 | Pubblico misto attivi/lievemente inattivi | Testare i sotto-segmenti |
| Giorno 6 | 4000 | Inattivi < 90 giorni | Aumentare il volume con prudenza |
| Giorno 7 | 5000 | Pubblico ampio, esclusi gli inattivi > 120 giorni | Approccio completo ma controllato |
| Giorno 8 | 6000+ | Tutti tranne gli inattivi da molto tempo (> 6 mesi) | Stabilizzare l'invio quotidiano |
| Giorno 9 | 100% | Base totale, esclusi i disiscritti/non validi | Passaggio al ritmo normale |
| Giorno 10 | 100% | Lista pulita, segmentazione attiva | Fine del riscaldamento – inizio delle campagne regolari |
Migliori pratiche durante la fase di riscaldamento
1. Inizia dai tuoi contatti più coinvolti
- Questo invia un segnale positivo ai provider di servizi Internet (ISP), grazie agli alti tassi di apertura e di clic.
- Utilizza segmenti dinamici come: hanno aperto/cliccato negli ultimi 30, 60 o 90 giorni.
2. Crea contenuti email di alta qualità
- Utilizza oggetti personalizzati e coinvolgenti.
- Aggiungi link chiari, tracciabili e pertinenti.
- Evita gli elementi che possono attivare i filtri antispam:
- Uso eccessivo di LETTERE MAIUSCOLE
- Offerte troppo belle per essere vere
- Allegati non necessari
- Caratteri speciali o simboli nell'oggetto
3. Monitora gli indicatori chiave di prestazione
- Tasso di apertura: > 20% = buono
- Tasso di clic: > 2% = accettabile (varia in base al contenuto)
- Tasso di bounce: < 2%
- Tasso di segnalazioni di spam: < 0,1%
4. Rimuovi gli indirizzi problematici
Elimina i contatti che non mostrano alcun coinvolgimento (nessuna apertura o clic da oltre 6 mesi).
Su systeme.io, puoi pulire la tua lista di contatti utilizzando due metodi:
5. Autentica le tue email
- Assicurati che i tuoi record SPF, DKIM e DMARC siano configurati correttamente per il tuo dominio.
- Utilizza un indirizzo mittente dedicato (ad esempio
news@tuaazienda.com ) per migliorare la reputazione del tuo mittente.
Bonus: strumenti consigliati
- Validazione delle email: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
- Monitoraggio della deliverability: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools