Preview Changes will not be visible to customers until published.

Come utilizzare la funzione Calendario prenotazioni su Systeme.io

In questo articolo scoprirete come utilizzare la funzione calendario prenotazioni di Systeme.io. Troverete tutte le informazioni essenziali per imparare a utilizzare questa funzione in modo efficace e ottimizzare la gestione degli appuntamenti.

Premessa:

Il calendario di prenotazione integrato in Systeme.io consente di programmare e gestire gli incontri direttamente dalla piattaforma, senza ricorrere a strumenti esterni come Calendly o Youcanbookme. Intuitivo e pratico, semplifica l'organizzazione degli appuntamenti e centralizza le attività in un unico luogo.

Accesso al menu CalendarioIl menu “Calendario” è accessibile dalla sezione “CRM” di Systeme.io,

Nella sezione “Calendario” sono presenti tre schede principali:

  • Eventi
  • Prenotazioni
  • Disponibilità

1 Eventi: questa pagina raccoglie tutti gli eventi creati, consentendo di visualizzarli e di crearne di nuovi.

  • Come esempio di evento, è possibile creare eventi come “Consulenza gratuita” o “Sessione tecnica”.

    Come creare un evento?

    Configurate i dettagli dei vostri eventi nella sezione “Eventi”, cliccando su “Crea nuovo evento”.

Viene visualizzata una pagina in cui è necessario inserire le seguenti informazioni:

Dettagli dell'evento:

  • Nome dell'evento.
  • Nome dell'host.
  • Durata dell'evento.
  • Foto dell'ospite (per impostazione predefinita, viene utilizzata la foto del profilo dell'utente, ma è possibile personalizzarla).

  • Impostazioni del luogo:

    Per il luogo dell'evento, è possibile scegliere tra “Riunione”, “Chiamata” e “Di persona”.

  • Riunione: Scegliere un'integrazione supportata (attualmente è disponibile Zoom; per saperne di più sull'impostazione di questa integrazione, fare clic qui) o fornire il link esterno di propria scelta dove si svolgerà la riunione. Se si sceglie Zoom, assicurarsi di aver configurato l'integrazione in precedenza.

  • Chiamata: Proponete una riunione tramite telefonata, basta aggiungere il vostro numero e salvare.

  • Di persona: Indicare un indirizzo fisico e un numero di telefono, quindi salvare.

Nota: è possibile offrire più luoghi di incontro per lo stesso evento (ad esempio, telefonata e di persona), e il potenziale cliente dovrà scegliere quello che fa al caso suo.

  • Descrizione dell'evento: aggiungere una breve descrizione dell'evento che apparirà sul calendario.

Impostazione della disponibilità degli eventi:

in questa sezione è possibile configurare la disponibilità di un evento specifico.

  • Intervallo di date: rappresenta il periodo in cui l'evento è disponibile. Per impostazione predefinita, questo intervallo è impostato su 30 giorni.
  • Ore disponibili: È anche possibile utilizzare le impostazioni di disponibilità globale definite nella sezione “Disponibilità”, attivando o disattivando il pulsante “Usa disponibilità globale”.

Nota: le disponibilità globali predefinite sono spiegate nel terzo e ultimo punto di questo articolo.

Impostazioni avanzate nella pagina di creazione dell'evento:

l'ultima sezione della pagina “Eventi” offre opzioni di configurazione più avanzate:

  • Frequenza degli appuntamenti: Permette di definire la frequenza delle fasce orarie disponibili nel calendario. Ad esempio, se l'incremento è impostato su 15 minuti e non viene selezionato alcun intervallo tra due appuntamenti, le fasce orarie appariranno come segue: 9:00, 9:15, 9:30, ecc.
  • Limite giornaliero: consente di impostare un numero massimo di eventi prenotabili al giorno.
  • Tempo tra 2 appuntamenti: si tratta di un tempo cuscinetto prima e/o dopo un evento per evitare prenotazioni consecutive senza interruzioni.
  • Fuso orario di visualizzazione: Indica se l'orario di prenotazione sarà visualizzato nel fuso orario dell'ospite o in quello dell'ospite.

Ecco un esempio di anteprima del calendario per un evento in cui il luogo è “Chiamata” e “Di persona”, con una frequenza di appuntamento di 30 minuti e disponibilità solo il martedì e il mercoledì.

Nota: quando un ospite programma un appuntamento dal vostro calendario, riceve un'e-mail di conferma contenente tutti i dettagli dell'appuntamento e un pulsante per annullarlo. Inoltre, viene inviata un'e-mail di notifica al proprietario del calendario per tenerlo informato di un nuovo appuntamento.

2 Prenotazioni: questa pagina consente di visualizzare e gestire tutte le prenotazioni effettuate.

  • Caratteristiche principali:

Visualizzare tutte le prenotazioni.

Annullare una prenotazione facendo clic su “Annulla”.

Cliccare quindi su “Conferma” per convalidare la cancellazione.

  • Riprogrammare una riunione facendo clic su “Riprogrammare l'appuntamento”.

Selezionare la data e l'ora desiderate per riprogrammare l'appuntamento e cliccare su “Applica” per confermare.

Nota: in caso di cancellazione o riprogrammazione di un appuntamento, gli ospiti e il proprietario del calendario vengono informati via e-mail della modifica apportata.

3 Disponibilità

In questa pagina è possibile configurare la disponibilità globale per gli eventi.

  • Disponibilità settimanale: Impostare le fasce orarie disponibili per ogni giorno della settimana. È possibile creare più fasce orarie per la propria disponibilità nello stesso giorno.

  • Disponibilità in date specifiche: Sovrascrivere la disponibilità globale per alcuni giorni specifici.

Vi invitiamo a consultare l'articolo “Come aggiungere un calendario di systeme.io alla vostra pagina” per sapere come aggiungere il vostro calendario a una pagina.