Come impostare gli eventi del calendario

In questo articolo imparerai come creare e configurare eventi del calendario in systeme.io per iniziare ad accettare prenotazioni.

1. Accesso al calendario

Per iniziare, vai alla barra del menu, clicca su CRM e seleziona Calendario (1).

La scheda degli eventi mostra tutti gli eventi che hai creato. Puoi visualizzarli e crearne di nuovi (ad esempio, una consulenza gratuita o una sessione tecnica).

2. Creazione di un evento

Per creare un evento, clicca Create un nuovo evento (2) nella scheda Eventi. Apparirà una finestra popup che ti chiederà di scegliere il tipo di evento (3):

a. Evento individuale: Ogni fascia oraria può essere prenotata da una sola persona. Perfetto per coaching 1-a-1, consulenze e chiamate di conoscenza.

b. evento di gruppo: Più persone possono prenotare la stessa fascia oraria. Perfetto per webinar dal vivo, workshop di gruppo e corsi online.

Seleziona l'opzione che soddisfa le tue esigenze e clicca Conferma (4) per procedere.

3. Dettagli dell'evento

Dopo aver confermato la tua scelta, verrai reindirizzato alla pagina delle impostazioni dell'evento, dove potrai configurare i dettagli del tuo evento:

a. Nome evento (5): Il nome del tuo evento (esempio: Consulenza gratuita).

Come i tuoi clienti lo vedranno sul calendario:

b. Nome dell'Host (6): Il nome dell'host dell'evento apparirà anch'esso nel tuo calendario.

Come i tuoi clienti lo vedranno sul calendario:

c. Durata evento (7): La durata del tuo evento, che apparirà anche sul calendario.


Come i tuoi clienti lo vedranno sul calendario:

d. Foto dell'Host (8): Per impostazione predefinita viene utilizzata la tua foto del profilo, ma può essere personalizzata. Questa foto apparirà sul tuo calendario.

Come i tuoi clienti la vedranno sul calendario:

e. Logo personalizzato (9): Il logo personalizzato che carichi durante la creazione di un evento del calendario apparirà in tutte le email inviate da quel calendario, invece del logo predefinito systeme.io. Questo include:

    • Conferma di registrazione all'evento
    • Promemoria dell'appuntamento
    • Altre email di notifica del calendario

Come apparirà nelle email inviate ai tuoi clienti dopo la prenotazione:


f. Impostazione posizione (10)

Puoi scegliere tra tre tipi di location: online meeting, phone e in person.

  • Riunione online: Scegli un'integrazione supportata (attualmente Zoom o Google Meet) (11) o inserisci un link di meeting personalizzato (12). Clicca Save per applicare le modifiche.

Note:

  1. Se usi Zoom o Google Meet, assicurati che l'integrazione sia configurata in anticipo. Per una guida passo-passo, fai riferimento a:
  1. Quando crei un group event, ti verrà chiesto di definire il numero massimo di partecipanti (13). Questo numero non dovrebbe superare il limite supportato dallo strumento esterno che stai usando per la riunione.

  • Telefono: Inserisci il tuo numero di telefono (14). La riunione si svolgerà telefonicamente.

Di persona: Inserisci un indirizzo fisico e un numero di telefono (15).

Puoi offrire più opzioni di location per un singolo evento (ad esempio, chiamata e in presenza). Il partecipante può scegliere il metodo preferito.


g. Descrizione eventi

Aggiungi una breve descrizione dell'evento. Verrà visualizzata nella tua pagina di prenotazione. Puoi formattare e personalizzare la descrizione utilizzando il menu di modifica nella parte superiore della casella di testo.

Come i tuoi clienti la vedranno sul calendario:

h. Google Calendar

Abilita questa opzione per aggiungere automaticamente gli appuntamenti prenotati al tuo Google Calendar. Puoi scegliere in quale specifico Google Calendar desideri che le prenotazioni vengano salvate; questo ti permette di organizzare i tuoi eventi su calendari diversi invece di usare solo il calendario predefinito. Seleziona semplicemente il calendario preferito dal menu a tendina.

Quando qualcuno prenota, la prenotazione apparirà automaticamente sul tuo Google Calendar.

Note:

  • L'opzione Google Calendar apparirà solo dopo che l'hai collegata correttamente al tuo account systeme.io. Per sapere come farlo, consulta questa pagina: Come integrare Google Calendar con systeme.io.
  • L'indirizzo email mostrato agli invitati come host della riunione viene preso dal Google Calendar che selezioni; se non è connessa alcuna integrazione Google, viene usata l'email dell'account systeme.io.

4. Impostare la tua disponibilità

a. Opzioni intervallo di date

Gli invitati possono prenotare appuntamenti:

  • Indefinitamente nel futuro (16): Questa opzione permette agli invitati di prenotare uno slot in qualsiasi momento futuro senza una data di fine specifica. Ideale per eventi continuativi che non richiedono aggiornamenti ripetuti dell'intervallo di date.
  • Giorni nel futuro (17): Limita quanto in anticipo gli invitati possono prenotare (ad esempio, 30, 60 o 90 giorni da oggi). Il calendario mostrerà automaticamente gli slot disponibili in base al numero di giorni scelto, aggiornandosi quotidianamente senza modifiche manuali.
  • All'interno di un intervallo di date (18): Seleziona manualmente una data di inizio e una di fine per quando il tuo evento è disponibile.

b. Periodo di preavviso minimo (19)

Determina quanto in anticipo gli invitati devono prenotare. Ad esempio, "2 ore" richiede prenotazioni almeno 2 ore prima dell'inizio dell'incontro.

c. Termine per le cancellazioni (20)

Determina quanto vicino all'orario di inizio gli invitati possono cancellare. "0 ore" permette le cancellazioni fino all'inizio dell'incontro, mentre "24 hours" impedisce cancellazioni dell'ultimo minuto.

d. Orari disponibili (21)

Puoi impostare manualmente la disponibilità oppure usare le impostazioni di disponibilità globali attivando l'opzione Disponibilità generale .

Nota: Per usare la disponibilità globale, devi prima configurare le impostazioni nella scheda availability.

e. Disponibilità settimanale (22)

Puoi configurare la tua diponiobilità per questo specifico evento.

  • Disponibilità settimanale: Imposta gli slot orari predefiniti per ogni giorno della settimana (22). Puoi anche definire più fasce orarie nello stesso giorno, se necessario (23).

  • Disponibilità per date specifiche: Usa questa funzione per aggiungere date specifiche in cui sei disponibile, sovrascrivendo il tuo programma settimanale regolare. Questo è utile per aggiungere disponibilità extra in giorni in cui normalmente non sei disponibile o per slot speciali una tantum.

Clicca + Add una nuova data (24) e poi clicca l'icona del calendario (25) per selezionare date e orari specifici in cui vuoi essere disponibile per le prenotazioni.

5. Impostazioni avanzate

La sezione delle impostazioni avanzate ti permette di impostare vincoli specifici per il tuo evento:

a. Incremento dell'ora d'inizio (26): Imposta ogni quanto appaiono gli slot orari (ad esempio, ogni 15 minuti).

b. Limite giornaliero (27): Numero massimo di prenotazioni al giorno.

c. Tempo dei buffer (28): Tempo aggiuntivo prima o dopo ogni prenotazione per evitare appuntamenti consecutivi senza pausa.

d. Visulizzazione del fuso orario (29): Scegli se l'orario dell'appuntamento viene mostrato nel fuso orario dell'host o dell'ospite.

Passo successivo: Ora che i dettagli di base e la disponibilità del tuo evento sono impostati, il passo successivo è aggiungere il tuo calendario a una pagina funnel.

Puoi imparare come farlo per Prenotazioni gratuite o Prenotazioni a pagamento