Impostare campagne email: guida agli scenari comuni e considerazioni chiave

Questa guida copre gli scenari più comuni che potresti incontrare quando imposti le tue campagne email, insieme alle migliori pratiche per garantire che le tue automazioni funzionino senza intoppi.

1. Ordine di invio delle email

L'ordine delle email in una campagna segue una logica dall'alto verso il basso: l'email in cima è la prima inviata. Tuttavia, è importante notare come si comportano le nuove email prima di essere attivate.

Quando aggiungi una nuova email a una campagna, questa appare in cima alla lista finché è inattiva (indicata da un punto grigio). Poiché non ha una specifica istruzione di "invia dopo", non è integrata nella sequenza cronologica della campagna.

2. Aggiunta di una nuova email a una sequenza attiva

Se aggiungi una nuova email all'inizio o in mezzo a una sequenza, la riceveranno solo i contatti che non hanno ancora raggiunto quel passo.

I contatti che hanno già superato quel punto nella sequenza non riceveranno retroattivamente la nuova email.

Esempio di scenario:

Considera la seguente logica di sequenza:

• "Email 1" è stata inviata per prima a 9 contatti.
• Hai poi inserito una "Nuova Email" in seconda posizione.
• "Email 2" rimane in terza posizione ed è già stata inviata a 12 contatti.

Principali punti da ricordare:

• I contatti attualmente al passo precedente riceveranno la "Nuova Email" come passo successivo.
• I contatti che sono già progrediti oltre (e hanno già ricevuto la "Email 2") non riceveranno l'email inserita.

In breve, un'email inserita viene consegnata solo ai contatti che non hanno ancora raggiunto quello specifico stadio della campagna.

3. Aggiungere un'email all'ultimo passo di una campagna

Quando aggiungi un'email come ultimo passo, questa verrà inviata a tutti i contatti che sono ancora iscritti alla campagna.

4. Come funzionano i ritardi per le email appena aggiunte

Quando aggiungi un'email nel mezzo o alla fine di una sequenza, è fondamentale capire come il sistema calcola i ritardi tra le email.

Esempio:

La tua campagna attualmente ha 2 email:

• Email 1: Inviata 5 minuti dopo l'iscrizione.
• Email 2: Inviata 24 ore dopo la prima email.

Un contatto si iscrive il 01/01/2025 alle 10:00.

• Riceve la Email 1 alle 10:05.
• Riceve la Email 2 il 02/01/2025 alle 10:05.

Il 15/01/2025 aggiungi la Email 3, impostata per l'invio 24 ore dopo l'email precedente.

In questo caso, per i contatti che hanno già ricevuto la Email 2, la Email 3 verrà inviata immediatamente.

Perché? Perché il ritardo di 24 ore viene calcolato dalla data in cui è stata ricevuta l'ultima email (2 gennaio), non dalla data in cui hai aggiunto la nuova email al sistema (15 gennaio). Poiché sono passate più di 24 ore dal 2 gennaio, la condizione è soddisfatta istantaneamente.

Ricorda sempre che i ritardi di invio dipendono dalla progressione reale del contatto attraverso la sequenza, non dal momento in cui l'email è stata creata.

5. Condizioni di invio delle email e pianificazione

Tutte le condizioni configurate devono essere soddisfatte prima dell'invio di un'email di campagna. Se una condizione non è soddisfatta immediatamente, l'invio dell'email verrà posticipato fino alla successiva finestra disponibile.

Puoi configurare fino a tre parametri specifici:

Opzioni di pianificazione:

1. Imposta un ritardo

   Scegli l'intervallo di tempo tra le email nella sequenza (Giorni, Ore o Minuti).

2. Seleziona un orario specifico

   Specifica l'ora esatta del giorno in cui l'email dovrebbe essere inviata.

3. Scegli i giorni di invio

   Seleziona quali giorni della settimana sono consentiti per l'invio dell'email.

Esempio:

Programmi la Email 2 con queste condizioni:

• Inviata 2 giorni dopo la Email 1
• Alle 10:00
• Solo dal lunedì al venerdì

Se la Email 1 è stata inviata di giovedì alle 15:00:

• Il ritardo di 2 giorni sposta l'invio programmato a sabato alle 15:00.
• Tuttavia, poiché l'email è limitata ai giorni feriali e a una fascia oraria delle 10:00, verrà rinviata fino al lunedì successivo alle 10:00.

6. Modificare le condizioni in una campagna attiva

È importante capire come le modifiche alle impostazioni influenzano i contatti già iscritti a una sequenza.

• Scenario: I contatti sono attualmente iscritti e hanno ricevuto alcune email.
• Azione: Modifichi le condizioni di invio per le email future in quella sequenza.

Il risultato:

• Le nuove condizioni si applicano solo ai nuovi contatti che si iscrivono alla campagna dopo che le modifiche sono state salvate.
• I contatti esistenti già nella sequenza continueranno a ricevere le email basandosi sulle condizioni originali che erano in vigore quando si sono iscritti.

Suggerimento pratico: Pensa a una campagna come a un treno su un binario. Ogni "carrozza" (contatto) segue il tracciato che esisteva quando ha iniziato il suo viaggio. Modificare il tracciato a viaggio in corso non reindirizzerà le carrozze già in corsa; solo i nuovi passeggeri seguiranno il nuovo percorso.

Esempio di confronto:

Campagna iniziale:

Applicazione di una modifica:

Hai cambiato la Email 3 da venerdì a sabato alle 15:00.

Impatto:

• Contatti esistenti: I 200 contatti già nella campagna non saranno interessati. Riceveranno comunque la Email 3 venerdì alle 15:00.
• Nuovi contatti: Qualsiasi contatto che si iscrive dopo la modifica riceverà la Email 3 sabato alle 15:00.

7. Disattivare e riattivare le email

Usa cautela quando riattivi le email di una campagna

Se disattivi tutte le email in una campagna mentre i contatti sono ancora iscritti, la riattivazione di queste email farà sì che vengano reinviate a tutti i contatti attualmente iscritti, anche se le hanno già ricevute prima.

Per evitare l'invio di email duplicate, che può danneggiare la tua reputazione di mittente e portare a reclami per spam, consigliamo di creare una nuova campagna invece di riattivare email vecchie per contatti esistenti.

Migliori pratiche:

• Disattiva un'email solo se sei sicuro che non debba essere mai più inviata.
• Se devi apportare modifiche significative a una sequenza attiva, è più sicuro creare una nuova campagna con i contenuti aggiornati.

8. Contatti che sono disiscritti ma ancora iscritti

Quando un contatto si disiscrive dalle email di marketing (Newsletter, Campagne, ecc.) o diventa irraggiungibile (a causa di un bounce), systeme.io non lo rimuove automaticamente dalla campagna.

Questo significa:

• Il contatto rimane iscritto alla campagna.
• Continua a progredire attraverso i passi della sequenza in base ai ritardi e alle condizioni impostate.
• Semplicemente non riceve le email mentre il suo stato è "Disiscritto" o "Bounce".

Se lo stato del contatto torna a "Iscritto" in seguito:

• Riprenderà a ricevere le email a partire dallo stadio in cui si trova nella timeline.

In sintesi: Una sequenza di campagna non si interrompe mai, anche se il contatto è temporaneamente impossibilitato a ricevere i messaggi.

Consiglio finale per un migliore recapito:

Elementi delle email come HTML complesso, troppi font, immagini pesanti e un eccesso di emoji possono aumentare il "peso" della tua email. Email troppo grandi o eccessivamente complesse sono più soggette a essere contrassegnate dai filtri antispam o rifiutate dai server riceventi.

Per massimizzare la tua portata, mantieni le email pulite, leggere e concentrate su contenuti chiari e rilevanti. Questo garantisce le migliori possibilità di finire direttamente nelle caselle di posta dei tuoi iscritti.